word如何设置文档大纲级别

若文档中有许多标题,这时候就需要有一个目录,以便快速通过标题找到需要查看的内容。在Word中,可以利用文档大纲创建文档目录,并根据需要更新目录的内容。

创建目录之前,必须为文档的各级标题、正文等设置相应的大纲级别,这样在创建目录时才能自动将标题提取出来。

word如何设置文档大纲级别

步骤01 切换到大纲视图
打开原始文件,切换到“视图”选项卡,单击“视图”组中的“大纲”按钮,如下图所示。

切换到大纲视图,word如何设置文档大纲级别

步骤02 查看大纲视图的效果
进入到大纲视图中,可以看到所有段落均为默认的正文文本大纲级别,如下图所示。

查看大纲视图的效果,word如何设置文档大纲级别

职场生存技巧 设置文档网格
在Word中,可以为文档使用网格线并对其进行相关设置。在“视图”选项卡下勾选“网格线”复选框,即可显示网格线。若要调整每行的字数和每页的行数,可以在“布局”选项卡下单击“页面设置”组中的对话框启动器,在弹出的对话框中切换至“文档网格”选项卡,在其中调整相关参数即可。

步骤03 设置大纲级别
选择文档的主标题,  在“大纲显示”选项卡下单击“大纲工具”组中“大纲级别”右侧的下三角按钮,  在展开的下拉列表中单击“1级”选项,如下图所示。

设置大纲级别,word如何设置文档大纲级别

步骤04 查看设置大纲级别后的效果
设置了主标题的级别后,可以看见段落前的符号改变了,如下图所示。

查看设置大纲级别后的效果,word如何设置文档大纲级别

步骤05 继续设置大纲级别
选择“培训的主要内容”文本内容,  单击“大纲工具”组中“大纲级别”右侧的下三角按钮,  在展开的列表中单击“2级”选项,如下图所示。

继续设置大纲级别,word如何设置文档大纲级别

步骤06 完成级别设置
设置其他小标题的级别为“3级”,如下图所示。

完成级别设置,word如何设置文档大纲级别

职场生存技巧 让页面自动滚动
使用Word查看长篇文档时,常常用鼠标滚轮进行翻页操作,其实还可以使用鼠标让页面自动滚动。只需要在文档中按鼠标滚轮键,此时会出现  符号,向下移动鼠标即可自动向下滚动,向上移动鼠标则自动向上滚动,单击鼠标左键则退出此状态。

步骤07 折叠内容
设置了大纲级别后,即可按照大纲级别来显示内容。  将光标定位在“培训的主要内容”之前,  在“大纲工具”组中单击“折叠”按钮,如下左图所示。

折叠内容,word如何设置文档大纲级别

步骤08 查看折叠内容后的效果
此时“培训的主要内容”之下的文本内容就被折叠,只显示3级标题的内容,如下右图所示。

查看折叠内容后的效果,word如何设置文档大纲级别

步骤09 展开内容
将光标定位在“公司的规则制定”之前,  在“大纲工具”组中单击“展开”按钮,如下图所示。

展开内容,word如何设置文档大纲级别

步骤10 查看展开内容后的效果
此时“公司的规则制定”之下的正文文本被显示出来,  完成文档大纲级别的设置后,即可单击“关闭”组中的“关闭大纲视图”按钮,如下图所示。

查看展开内容后的效果,word如何设置文档大纲级别

步骤11 返回普通视图
关闭大纲视图后,返回到普通视图中,可看见保留了设置好的段落级别格式,如下图所示。

返回普通视图,word如何设置文档大纲级别

职场生存技巧 批量调整标题级别
在编辑文档时,若发现文档层级结构出现问题,想要将标题的级别全部往下降一级(例如,一级标题变为二级标题,二级标题变为三级标题,依次类推),使用手动方式逐个调整既麻烦又容易出错。此时可以切换到大纲视图,显示出各级标题后,同时选择各级标题,然后在“大纲工具”组中单击“降级”按钮,就能完成标题级别的批量调整了。

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